Безжалостно избавляйтесь от мусора
Избавьтесь от всего, на что бесполезно уходит ваше время. Чаще пользуйтесь мусорной корзиной. Возьмите за правило: «Если сомневаешься — выбрасывай». Откажитесь от бесполезных подписок. Если у вас есть журналы, которые лежат непрочитанными больше двух месяцев — выбрасывайте их; скорее всего их не стоит читать. Осознайте: все, что занимает ваше время — небесплатно. Перед тем, как подписаться на новую бесплатную рассылку или услугу, спросите себя: сколько вашего времени она будет стоить?
Каждая деятельность имеет стоимость использованной (и неиспользованной) возможности. Задайте себе вопрос: «Эта деятельность стоит того, чем я ради нее жертвую? Если бы у меня был выбор, стал бы я начинать еще раз этот проект (отношения, карьеру), зная то, что я знаю теперь?». Если ответом будет «нет» — бросайте это дело как можно скорее. Это называется осмыслением с позиций чистого листа. Я знаю множество людей, имеющих ограничивающее убеждение, которое гласит: «Всегда заканчивай то, что начал». Они тратят годы, взбираясь по лестнице только для того, чтобы в итоге осознать, что лестница была приставлена не к той стене. Помните, что неудача — это ваш друг. Так что, если какое-то из принятых вами ранее решений больше не дает полезных результатов, будьте безжалостны и избавьтесь от нее, чтобы освободить место для чего-то более подходящего. Нет ничего героического в том, чтобы посвятить свою жизнь достижению цели, которая вас уже не вдохновляет. Это еще одна ситуация, в которой следует применять принцип целостности в момент выбора. Вы должны постоянно подвергать переоценке свою текущую ситуацию, чтобы принимать точные решения о последующих действиях. Ни одно прошлое решение не играет никакой роли, если вы не готовы принять его сейчас еще раз.
Найдите и верните растрачиваемое время
минут, перематывая рекламу. Не тратьте полчаса на набор длинного письма, если того же результата можно добиться с помощью 10-минутного телефонного звонка. Собирайте свои поручения вместе и выполняйте их все за раз.
Часто люди начинают работу над повышением своей эффективности с избавления от затратных по времени привычек, но я думаю, что это неправильно. Оптимизировать личные привычки нужно позже. В первую очередь должна появиться ясность целей. Если у вас нет ясности, то попытки приобрести более эффективные привычки и избавиться от неэффективных обречены на провал. У вас не окажется достаточно сильной причины использовать свое время с пользой, так что будет легко сорваться при первых же трудностях. Вам нужна большая, привлекательная цель, чтобы сохранять мотивацию. Смысл экономить 15 минут на каком-то деле есть только в том случае, если вы полны желания использовать эти 15 минут с большей пользой.
Например, вам вроде как нравится ваша работа, но не настолько, чтобы заботиться об экономии лишних 15 минут, даже если общая экономия может составлять несколько часов каждый день. Но если вы поработали над развитием в себе чувства цели, и оно поселилось глубоко в вашей душе, то вы будете автоматически мотивированны на лучшее использование своего времени. Если вы разобрались с высшим уровнем своей жизни (цель, смысл, духовные верования), то более низкие уровни (привычки, обычаи, действия) будут иметь тенденцию к самостоятельной оптимизации.
Используйте правило «80–20»
Также известное под названием принципа Парето, правило 80–20 гласит, что 20% затраченных на задачу усилий дают 80% выполнения этой задачи. И наоборот, 80% усилий тратится на 20% результата. В колледже я безжалостно применял этот принцип. Были недели, когда я пропускал до 40% лекций, поскольку присутствие на них зачастую было для меня не самым эффективным способом обучения. И я мог запросто отказаться выполнять задание, если считал, что оно не стоит моего времени. На занятиях по одному из математических курсов я показался лишь дважды, так как намного быстрее мог изучить материал по книгам, нежели из лекций. Я просидел их полностью только два раза: в середине курса и в конце. Я показывался в начале каждой лекции, чтобы сдать домашнее задание, и в ее конце, чтобы получить следующее. Я получил наивысшую оценку по этому предмету, хотя преподаватель, скорее всего, понятия не имел кто я такой. Остальные студенты играли по правилам и не осознавали, что они вправе изобрести свои собственные. Определите, какая часть вашей жизни входит в ключевые 20%, и сфокусируйте свои усилия на ней. Будьте абсолютно безжалостны, отказываясь тратить время на то, что не приносит соответствующих результатов. Вкладывайте свое время в дела, которые могут окупиться сторицей.
Охраняйте собственное время
Чтобы работать эффективно, вам нужны ничем не прерываемые блоки времени, в которые вы посвящены значимой деятельности. Когда вы знаете наверняка, что вас никто не будет прерывать, ваша производительность гораздо, гораздо выше. Когда вы принимаетесь за работу над какой-то конкретной, интенсивной задачей, выделяйте на нее отрезки времени, на протяжении которых вы не будете заниматься ничем другим. Я обнаружил, что минимум 90 минут идеально подходит для одного блока.
Возможно, вам придется договариваться с другими людьми, которые вас окружают, чтобы создать такие блоки непрерывного времени. Если необходимо, заранее предупредите остальных не прерывать вас в течение определенного периода времени. Пригрозите им физической расправой, если дела совсем плохи. Во времена учебы я запирал изнутри дверь своей спальни, пока работал, так что мои соседи знали, что меня нельзя беспокоить. Хотя каждая комната в общежитии и была предназначена для двух человек, я немного доплачивал за возможность жить в комнате одному. Таким образом, у меня всегда было личное пространство для работы. Когда у меня выдавалась минутка на общение, я оставлял дверь открытой. Если вы работаете в условиях частых прерываний, которые негативно сказываются на вашей продуктивности — измените обстановку любой ценой. Некоторые люди сообщали мне, что дали прочитать эту статью своему начальству, и это помогло убедить последних принять меры для сокращения ненужных прерываний.
Хотя для некоторых людей полезно выделение определенных периодов времени для работы над задачей, я заметил, что сам лучше всего работаю длинными временны́ми отрезками, без специфических рамок. Я часто определяю время начала задачи, но время окончания обычно оставляю открытым. Всякий раз, когда это возможно, я просто занимаюсь задачей сколько могу, пока, в конце концов, не начинаю испытывать голод или другие телесные потребности. Я часто работаю более 6 часов подряд без перерыва над одним проектом. Хотя короткие перерывы в работе часто рекомендуются для увеличения производительности, мне кажется, что эта стратегия является скорее результатом исследований плохой мотивации работников на промышленных предприятиях, и не так хорошо применима в отношении хорошо мотивированной творческой деятельности.
Чтобы войти в состояние потока, в котором вы полностью поглощены задачей и теряете чувство времени, требуется около 15 минут. Каждый раз, когда вы прерываетесь, потребуется еще 15 минут, чтобы в него вернуться. Как только вы вошли в состояние потока, защищайте его не на жизнь, а на смерть. В этом состоянии вы способны проделать огромный объем работы и пережить полное единение с задачей. Когда я нахожусь в потоке, у меня полностью отсутствует чувство прошлого или будущего. Я просто ощущаю себя один на один со своей работой.
Хотя иногда я и страдаю от известной проблемы, когда задача растягивается, чтобы заполнить отведенное на нее время (так называемый закон Паркинсона), чаще всего я прихожу к выводу, что оно того стоит. Например, если я занимаюсь оптимизацией своего сайта, то зачастую новые идеи оптимизации приходят прямо в процессе работы, и, как правило, я продолжаю работать и осуществляю эти новые идеи немедленно. Я считаю, что начинать действовать в момент рождения идеи — более эффективно, чем откладывать ее воплощение в жизнь на более позднее время.
Работайте все время, когда вы работаете
На протяжении каждого из таких священных блоков делайте только то, на чем вы сконцентрированы. Не проверяйте почту или новости, не блуждайте по сайтам. Если у вас возникает такой соблазн, то отключите интернет-соединение на время работы. Отключите телефон, или просто не отвечайте на звонки. Сходите в уборную перед тем, как начать, и позаботьтесь о том, чтобы вас не беспокоило чувство голода. Вообще не вылезайте из своего кресла. Ни с кем не разговаривайте в этот период.
Решите, что именно вы должны делать, а потом не занимайтесь ничем кроме этого. Если у вас в подчинении находятся другие люди, периодически интересуйтесь у них, что́ является их первоочередной задачей, и проверяйте, не занимаются ли они чем-то другим. Если кто-то отвечает на письмо, то это должно быть самой главной задачей для этого человека в данный момент времени. Если нет, то, грубо говоря, этот человек просто тратит время зря.
Если вам нужен перерыв, тогда сделайте настоящий перерыв и не занимайтесь никакой деятельностью. Не надо полу-работать во время перерыва, если вы считаете, что вам необходим отдых и восстановление. Проверка электронной почты или веб-серфинг — это не перерыв. Во время перерыва закройте глаза и сделайте несколько глубоких вдохов, послушайте расслабляющую музыку, немного прогуляйтесь, вздремните или съешьте свежих фруктов. Отдыхайте, пока не почувствуете готовность плодотворно работать снова. Когда вам нужен отдых — отдыхайте. Если нужно работать — работайте. Либо работайте со 100%-й отдачей, либо не работайте вообще. Отдыхайте столько, сколько вам нужно, это абсолютно нормально. Главное — не позволяйте своему отдыху пересекаться с рабочим временем.
